14 nguyên lý của Toyota (The Toyota Way)

14 nguyên lý của Toyota (The Toyota Way)

I. TRIẾT LÝ DÀI HẠN

Nguyên lý 1: Ra các quyết định quản lý dựa trên một triết lý dài hạn, dù phải hi sinh những mục tiêu ngắn hạn.

  • Trang bị một ý thức về mục tiêu có tính triết lý để thay thế bất kỳ một hình thức ra quyết định ngắn hạn nào. Làm việc, phát triển và lèo lái cả tổ chức theo một mục đích chung lớn, hơn là việc chỉ kiếm tiền. Thấu hiểu vị trí của công ty bạn trong lịch sử và làm việc để đưa nó lên một tầm cao hơn. Sứ mạng triết lý này chính là nền tảng cho mọi nguyên lý khác.
  • Tạo ra giá trị cho khách hàng, cho cộng đồng và cho nền kinh tế. Đây là khởi điểm của bạn. Đánh giá từng chức năng trong công ty của bạn theo khả năng đạt được tiêu chí này.
  • Có trách nhiệm. Phấn đấu để định đoạt số mệnh của chính bạn. Hành động một cách tự chủ và tin tưởng vào năng lực bản thân. Nhận trách nhiệm từ những hành vi của bạn và cải thiện những kỹ năng có thể giúp bạn tạo ra các giá trị gia tăng.

II. QUY TRÌNH ĐÚNG MANG LẠI KẾT QUẢ ĐÚNG.

Nguyên lý 2: Tạo ra một chuỗi quy trình liên tục làm bộc lộ sai sót.

  • Tái thiết kế các quy trình nghiệp vụ để đạt được một luồng liên tục có giá trị gia tăng cao. Nỗ lực để triệt tiêu thời gian chết của bất kỳ dự án nào hoặc bất kỳ thời gian rỗi chờ việc của nhân viên.
  • Tạo ra luồng chu chuyển nguyên vật liệu và thông tin, cũng như liên kết nhân sự và các quy trình lại với nhau để phát hiện tức thì các trục trặc.
  • Làm chuỗi giá trị trở nên rõ nét trong văn hóa của công ty. Đây là chìa khóa của một quy trình cải tiến liên tục và phát triển nhân sự.

Nguyên lý 3: Sử dụng hệ thống “kéo” để tránh sản xuất quá mức

  • Cung cấp cho khách hàng nằm ở cuối quy trình sản xuất của bạn đúng cái mà họ cần, đúng thời điểm và đúng số lượng mà họ mong muốn. Bổ sung nguyên phụ liệu theo yêu cầu tiêu dùng chính là nguyên tắc căn bản của JIT (Just in time).
  • Tối thiểu hóa khối lượng công việc trong quy trình cũng như lượng tồn kho bằng cách tích trữ những lượng nhỏ từng sản phẩm và thường xuyên nhập kho theo số lượng và khách hàng thực sự đã mua hết.
  • Đáp ứng tích cực tới những những dao động hàng ngày từ nhu cầu của khách hàng chứ không trông mong vào hệ thống máy tính tự động theo dõi lượng tồn kho lãng phí.

Nguyên lý 4: Bình chuẩn hóa lượng công việc (heijunka) - hãy làm việc như chú rùa chứ đừng như chú thỏ.

  • Cắt giảm lãng phí chỉ là một phần ba công việc của sự tinh gọn.
  • Tiến hành dàn đều khối lượng công việc tại tất cả các quy trình sản xuất và dịch vụ, thay thế cho cách thức sản xuất ngừng/chạy theo lô vốn thường gặp tại hầu hết các doanh nghiệp.

Nguyên lý 5: Xây dựng thói quen biết dừng lại để giải quyết trục trặc, đạt đến chất lượng tốt ngay từ ban đầu.

  • Chất lượng cho khách hàng chính là động cơ xác định giá trị của bạn.
  • Ứng dụng tất các những biện pháp đảm bảo chất lượng tiên tiến hiện có.
  • Thiết lập sao cho máy móc có khả năng nhận biết trục trặc và tự dừng lại. Xây dựng biểu đồ để cảnh báo cho các tổ trưởng hoặc các nhóm làm việc biết khi nào máy móc cần đến sự can thiệp. Tự kiểm lỗi (máy thông minh) là nền tảng để xây dựng chất lượng.
  • Thiết lập tại doanh nghiệp của bạn những hệ thống phụ trợ để có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề và đưa ra những biện pháp đối phó.
  • Xây dựng cho văn hóa doanh nghiệp của bạn một triết lý biết ngừng lại và chậm rãi để có chất lượng cao ngay từ đầu và nâng cao năng suất về lâu dài.

Nguyên lý 6: Chuẩn hóa các nghiệp vụ là nền tảng của sự cải tiến liên tục và giao quyền cho nhân viên.

  • Sử dụng những biện pháp ổn định được lặp lại thường xuyên tại mọi khu vực nhằm duy trì khả năng phán đoán, nhịp độ sản xuất cùng với thông lượng đều đặn của các quy trình. Đây là nền tảng của luồng một sản phẩm (one-piece-flow)hệ thống kéo (pull).
  • Khái quát những hiểu biết tích lũy được về một quy trình sau một khoảng thời gian bằng cách tiêu chuẩn hóa những thói quen làm việc tốt nhất của ngày hôm nay. Cho phép đưa ra những nhận định sáng tạo để cải tiến các quy trình chuẩn, sau đấy kết hợp thành tiêu chuẩn mới sao cho khi một nhân viên thuyên chuyển đi nơi khác, bạn vẫn có thể giao nó lại cho người mới.

Nguyên lý 7: Quản lí trực quan để không có trục trặc nào bị che khuất.

  • Dùng những chỉ dẫn hình ảnh đơn giản để giúp nhân viên nhận biết ngay tình trạng bình thường hay sai chệch.
  • Tránh sử dụng màn hình vi tính nếu nó làm công nhân mất tập trung tại nơi làm việc.
  • Thiết kế những hệ thống bảng biểu đơn giản tại nơi sản xuất, để hỗ trợ luồng một sản phẩm và hệ thống kéo.
  • Rút ngắn bản báo cáo xuống còn một trang giấy nếu có thể, thậm chí với các quyết định tài chính quan trọng nhất.

Nguyên lý 8: Chỉ áp dụng các công nghệ tin cậy, đã được kiểm chứng toàn diện, để phục vụ cho các quy trình và con người của công ty.

  • Công nghệ để hỗ trợ chứ không phải thay thế con người. Thông thường nên thiết lập một quy trình thủ công trước khi thêm công nghệ vào để hỗ trợ quy trình đó.
  • Công nghệ mới thường không đáng tin cậy và khó tiêu chuẩn hóa nên có thể tạo ra nguy cơ cho các luồng sản phẩm. Một công nghệ đã được chứng thực có hiệu quả thường vẫn tốt hơn một công nghệ mới chưa được thử nghiệm.
  • Tiến hành thử nghiệm thực tế trước khi áp dụng công nghệ mới vào các quá trình kinh doanh, hệ thống sản xuất hoặc các sản phẩm.
  • Gạt bỏ hoặc tinh chỉnh những công nghệ nào xung đột với văn hóa doanh nghiệp của bạn cũng như những công nghệ có thể làm gián đoạn sự ổn định, tin cậy và khả năng lường trước.
  • Tuy vậy, hãy khuyến khích nhân viên của bạn xem xét đến các công nghệ mới khi tìm cách tiếp cận mới mẻ trong công việc. Nhanh chóng triển khai một công nghệ mới nếu nó đã được nghiên cứu kỹ lưỡng qua những lần chạy thử mà có thể cải tiến luồng sản phẩm tại các quy trình.

III. GIA TĂNG GIÁ TRỊ CHO TỔ CHỨC BẰNG CÁCH PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI VÀ ĐỐI TÁC.

Nguyên lý 9: Phát triển những nhà lãnh đạo, người hiểu thấu đáo công việc, sống cùng triết lí và truyền đạt lại cho người khác.

  • Phát triển lãnh đạo từ bên trong tổ chức, hơn là thuê từ bên ngoài.
  • Không nên xem công việc của nhà lãnh đạo chỉ đơn giản là hoàn thành mục tiêu và có các kỹ năng giỏi trong quản lý con người. Nhà lãnh đạo phải là hình mẫu cho triết lý và cách thức kinh doanh của công ty.
  • Một nhà lãnh đạo giỏi phải là một người am tường nghiệp vụ đến từng chi tiết để có thể là người thầy tốt nhất khi truyền đạt văn hóa công ty.

Nguyên lý 10: Phát triển các cá nhân và tập thể xuất sắc có thể tuân thủ triết lý của công ty.

  • Tạo dựng một nền văn hóa lành mạnh và ổn định, nơi mà các giá trị và niềm tin của doanh nghiệp được chia sẻ và phát tán rộng rãi trong nhiều năm.
  • Đào tạo nên những cá nhân và tập thể xuất chúng có thể hành động trong khuôn khổ văn hóa công ty nhằm tạo ra những kết quả vượt trội. Hãy hành động cật lực để không ngừng tạo ra văn hóa doanh nghiệp.
  • Liên tục nỗ lực huấn luyện mọi cá nhân cách thức làm việc tập thể vì những mục tiêu chung. Tinh thần đồng đội là cái phải học mới biết.

Nguyên lý 11: Tôn trọng mạng lưới đối tác và các nhà cung cấp bằng cách thử thách họ và giúp họ cải tiến.

  • Thử thách các đối tác bên ngoài để họ phát triển. Điều đó chứng tỏ bạn đánh giá cao họ.
  • Hãy đặt các mục tiêu có tính thử thách và hỗ trợ đối tác của bạn đạt được những mục tiêu đó.

IV. GIẢI QUYẾT LIÊN TỤC CÁC VẤN ĐỀ GỐC RỄ GIÚP ĐỊNH HƯỚNG VIỆC HỌC HỎI TRONG TỔ CHỨC

Nguyên lý 12: Đích thân đi đến và xem xét hiện trường để hiểu tường tận tình hình (Genchi Genbutsu)

  • Giải quyết các trục trặc và cải thiện quy trình bằng cách đi đến nguồn gốc của vấn đề, đích thân quan sát và kiểm tra dữ liệu hơn là ngồi đưa ra các giả thiết dựa trên những gì mà người khác hay máy tính cung cấp cho bạn.
  • Suy nghĩ và phát biểu dựa trên dữ liệu được bản thân bạn kiểm chứng.
  • Thậm chí cấp lãnh đạo điều hành cao cấp cũng nên đích thân đi xem xét vấn đề, để có thể có cái nhìn sâu sát hơn là bề mặt của tình huống.

Nguyên lý 13: Ra quyết định không vội vã, thông qua sự đồng thuận và xem xét kỹ lưỡng mọi khả năng, rồi nhanh chóng thực hiện (nguyên tắc Nemawashi)

  • Không nên chỉ chọn một hướng giải quyết và đi theo con đường đó khi bạn chưa xem xét hết mọi khả năng có thể. Khi đã chọn được hướng đi rồi thì nhanh chóng nhưng cẩn trọng thực hiện nó.
  • Nemawashi là một quy trình thảo luận vấn đề cùng các giải pháp khả dĩ với tất cả các bên liên quan, nhằm thu thập các ý kiến của họ và đi đến một sự thống nhất về hướng giải quyết. Quy trình động thuận này, tuy mất thời gian nhưng giúp ta mở rộng khả năng tìm kiếm các giải pháp và một khi ra được quyết định thì mọi người đều được chuẩn bị để nhanh chóng triển khai.

Nguyên lý 14: Trở thành một tổ chức học hỏi bằng việc không ngừng tự phê bình và cải tiến liên tục (Kaizen).

  • Một khi bạn đã có được một quy trình ổn định, hãy dùng những công cụ cải tiến liên tục để xác định nguyên nhân gốc của tình trạng thiếu hiệu quả và áp dụng những biện pháp đối phó hữu hiệu.
  • Hãy thiết lập những quy trình hầu như không cần sự tồn kho. Điều này sẽ giúp mọi người thấy lộ rõ những khoảng thời gian và nguồn lực lãng phí. Một khi chúng đã lộ rõ, yêu cầu nhân viên dùng cải tiến liên tục để loại bỏ.
  • Củng cố vốn hiểu biết của doanh nghiệp bằng cách phát triển nhân sự bền vững, thăng tiến chậm dãi bên cạnh một cơ chế kế thừa thận trọng.
  • Sử dụng phản tỉnh (hansei) tại những giai đoạn then chốt và sau khi bạn hoàn tất một dự án để thoải mái nhận định những thiếu sót của dự án. Phát triển những biện pháp đối phó để tránh lặp lại những sai sót đó.
  • Học tập thông qua việc tiêu chuẩn hóa những thói quen làm việc tốt nhất, thay vì cứ phải thay đổi cung cách làm việc qua mỗi dự án mới và với mỗi nhà quản lý mới.

Theo sách "Phương thức Toyota" - The Toyota Way, NXB Tri Thức và Alphabooks xuất bản 2006.

14 PRINCIPLES OF THE TOYOTA WAY

1P: Long Term Philosophy

Principle 1: Base your management decisions on a long term philosophy, even at the expense of short-term financial goals

  • Have a philosophical sense of purpose that supersedes any short-term decision making. Work, grow and align the whole organisation toward a common purpose that is bigger than making money. Understand your place in the history of the company and work to bring the company to next level.  Your philosophical mission is the foundation for the other principles.
  • Generate value of the customer, society and the economy - it is your starting point.  Evaluate every function in the company in terms of ability to achieve this.
  • Be responsible. Strive to decide your own fate.  Act with self reliance and trust in your own abilities. Accept responsibility for your own conduct and maintain improve the skills that enable you to produce added value.

2P: The Right Process Will Produce the Right Results

Principle 2: Create continuous process flow to bring  problems to the surface

  • Redesign work process to achieve high value-added, continuous flow. Strive to cut back to zero the amount of the time that any work project is sitting idle or waiting for someone to work on it.
  • Create flow to move material and information fast as well as to link processes and people together so that problems surface right way.
  • Make flow evident throughout your organizational culture. It is the key to a true continuous improvement process and to developing people.

Principle 3: Use "Pull" system to avoid overproduction

  • Provide your downline customers in production process with what they want, when they want it and in the amount they want it. Material replenishment initiated by consumption in the basic principle of just-in-time.
  • Minimize your work in process and warehousing of inventory by stocking small amounts of each product and frequently restocking based on what the customer actually takes away.
  • Be responsive to the day-by-day shifts in customer demand rather than relying on computer schedules and systems to track wasteful inventory.

Principle 4: Level out the workload (heijunka). (Work like a tortoise, not the hare)

  • Eliminating waste is just one-third of the equation for making lean successful. Eliminating overburden to people, equipment and eliminating unevenness in the production schedule is just as important - yet generally not understood at companies attempting to implement lean principles.
  • Work to level out the workload of all manufacturing and service processes as an alternative to the start/stop approach of working on projects in batches that is typical at most companies.

Principle 5: Build a culture of stopping to fix problems, to get quality right at the first time

  • Quality of the customer drives your value proposition
  • Use all the modern quality assurance methods available
  • Build into your equipment the capability of detecting problems and stopping itself. Develop a visual system to alert team or project leaders that a machine or process needs assistance. Jidoka (machines with human intelligence) is the foundation for "building in" quality.
  • Build into your organisation support systems to quickly solve the problems and put in place countermeasures.
  • Build into your culture the philosophy of stopping or slowing down to get quality right the first time to enhance productivity in the long run.

Principle 6: Standardized tasks are the foundation for continuous improvements and employee empowerment

  • Use stable, repeatable methods everywhere to maintain the predictability, regular timing and regular output of your processes. It is the foundation for the flow and pull.
  • Capture the accumulated learning about a process upto a point in time by standardizing today's best practices. Allow creative and individual expression to improve upon the standard; then incorporate it into the new standard so that when a person moves on you can hand off the learning to the next person.

Principle 7: Use Visual Control so no problems are hidden

  • Use simple visual indicators to help people determine immediately whether they are in standard condition or deviating from it.
  • Avoid using a computer screen when it moves the worker's focus away from the workplace.
  • Design simple visual system at the workplace where the work is done, to support flow and pull.
  • Reduce your reports to one piece of paper whenever possible, even for your most important financial decisions.

Principle 8: Use only reliable, thoroughly tested technology that servers your people and process


  • Use technology to support people not to replace people. Often it is best to work out process manually before adding technology to support the people.
  • New technology is often unreliable and difficult to standardize and therefore endangers "flow". A proven process that works generally takes precedence over new and untested technology.
  • Conduct actual tests before adopting new technology in business processes, manufacturing systems or products.
  • Reject or modify technologies that conflict with your culture or that might disrupt stability, reliability and predictability.
  • Nevertheless encourage your people to consider new technologies when looking into new approaches to work. Quickly implement a thoroughly considered technology if it has been proven in trials and it can improve flow in your processes.

3P: Add value to your organisation by Developing your people and partners

Principle 9: Grow leaders who thoroughly understands the work, live philosophy and teach it to others.

  • Grow leaders within, rather than buying them from outside the organisation.
  • Do not view the leader's job as simply accomplishing tasks and having good people skills.  Leaders must be role models for the company's philosophy and the way of doing business.
  • A leader must understand the daily work in great detail so that he or she can be a best teacher of your company's philosophy.

Principle 10: Develop exceptional people and teams who follow your company's philosophy

  • Create a strange, stable culture in which company values and beliefs are widely shared and lived out over a period of many years.
  • Train exceptional individuals and teams to work within the corporate philosophy to achieve exceptional results. Work hard to reinforce the culture continually.
  • Use Cross functional teams to improve quality and productivity and enhance flow by solving difficult technical problems. Empowerment occurs only when people use the company's tools to improve company.
  • Make an ongoing effort to teach individuals how to work together as teams together toward common goals. Team work is something that has to be learned.

Principle 11: Respect your extended network of partners and suppliers by challenging them and helping them improve

  • Have respect for your partners and suppliers and treat them as an extension of your business.
  • Challenge your outside business partners to grow and develop. It shows that you value them. Set challenging targets and assists your partners in achieving them.

4P: Continuously Solving Root Problems Drives Organisational learnings

Principle 12: Go and see for yourself to thoroughly understand the situation (Genchi Genbutsu)

  • Solve problems and improve processes by going to the source and personally observing and verifying data rather than theorizing on the basis of what other people or the computer screen tell you.
  • Think and speak based on personally verified data.
  • Even high-level managers and executives should go and see things for themselves, so they will have more than a superficial understanding of the situation.
Principle 13: Make decision slowly by consensus, thoroughly considering all options; implement decisions rapidly
  • Do not pick a single direction and go down that one path until you have thoroughly considered alternatives.
  • Nemawashi is the process of discussing problems and potential solutions with all of those affected, to collect their ideas and get agreement on a path forward. This consensus process, though time - consuming, helps broaden the search for solutions, and once a decision is made, the stage is set for rapid implementation.

Principle 14: Become a learning organisation through relentless reflection (hansei)  and continuous improvements(Kaizen)

  • Once you have established a stable process, use continuous improvement tools to determine the root cause of inefficiencies and apply effective countermeasures.
  • Design processes that requires almost no inventory. This will make wasted time and resources visible for all to see. Once waste is exposed, have employees use a continuous improvement process (kaizen) to eliminate it.
  • Protect the organisational knowledge base by developing stable personnel, slow promotion and very careful succession systems.

Theo http://missiontps.blogspot.com/p/14-principles.html


Leave a comment

Please note, comments must be approved before they are published

Sale

Unavailable

Sold Out